Кадровые документы. Установлены новые нормы, по которым будут получать спецодежду и средства индивидуальной защиты работники целлюлозно-бумажного, гидролизного, лесохимического и деревообрабатывающего производств

На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.

— Приказ о приеме на работу

Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.

Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.

— Штатное расписание

Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.

Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.

— Приказ о предоставлении отпуска

Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.

— График отпусков

Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.

Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.

— Приказ об увольнении

Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.

— Приказ о направлении в командировку

В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.

— Командировочное удостоверение

Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.

Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.

— Служебное задание на командировку

Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.

— Приказ о премировании работников

Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.

Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.

— Табель учета рабочего времени

В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.

— Расчетно-платежная ведомость

Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость

Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).

— Платежная ведомость

Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).

Журнал регистрации платежных ведомостей

Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.

— Лицевой счет работника

Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).

Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием работника(-ов) на работу;
• перевод работника(-ов) на другую работу;
• предоставление работнику(-ам) отпуска;
• увольнение работника(-ов);
• направление работника(-ов) в командировку;
• поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

• видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
• создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование формы;
• дата, когда документ составляется;
• наименование организации, использующей форму;
• содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
• величина измерения факта хозяйственной жизни;
• указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
• место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Многие изменения и дополнения к ТК РФ непосредственно коснутся в 2017 году кадровиков небольших предприятий.

Постоянно изменяющееся российское законодательство заставляет не только бухгалтеров и руководителей быть «в тонусе». Кадровый учет также совершенствуется, новые правовые нормы сменяют старые, вводятся дополнительные правила и порядки.

2017 год принесет кадровым специалистам массу новшеств: прием на работу отдельных категорий сотрудников будет изменен, микропредприятия перейдут на упрощенный вариант учета кадров, изменятся критерии оценки квалификационного уровня работников, 01.07.2017г. повысится ставка МРОТ (до 7 800 руб. на основании 460-ФЗ от 19 декабря 2016г). На 01.01.2017 она будет составлять 7 500 руб. Но обо всем по порядку.

Упрощение кадрового учета микропредприятиями

Кадровый учет на микропредприятиях в 2017 году станет значительно проще, об этом позаботились законодатели и изданный ими 3 июля 2016-го года закон № 348-ФЗ. Администрация таких организаций может больше не утверждать такие локальные нормативно-правовые акты, как:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате и материальном стимулировании труда;
• Графики сменности и т.д.

Перечисленные документы содержат в себе нормы ТК РФ, поэтому их отсутствие на предприятии должно быть прописано в договоре с принимаемым работником. Обязанность фиксации нововведений регламентирована правительственным Постановлением от 27.08.2016г. №858. Форму трудового договора кадровый учет в 2017 году не меняет – она остается прежней, типовой. На вопрос: нужна ли печать в трудовой книжке на записи о приеме на работу ответ по-прежнему будет отрицательный. Работодатель заверяет печатью лишь запись об увольнении человека.

Применять данный порядок могут лишь официально признанные микропредприятиями юридические лица. Это организации, штат которых не превышает 15 человек, а полученный в предыдущем году доход не более 120 миллионов рублей. Если компания утратит статус микропредприятия в течение 2017 года, она в течение 4-х месяцев должна организовать ведение кадрового учета по общепринятым нормам.

Изменения в сфере оценки квалификации сотрудников

Следующие изменения в кадровом учете в 2017 году касаются оценки уровня квалификации персонала. Начиная с января проведение независимой оценки для работников компаний станет платным. Сотрудник, направляемый на квалификационный экзамен, сохраняет за собой на время этой поездки не только место работы, но и средний заработок.

Если учитывать платный характер квалификационного экзамена и необходимость траты на проезд к месту его сдачи, сотрудник имеет право обратиться за налоговым вычетом (не более 120 000 руб. в течение года). В случае оплаты экзамена работодателем и возмещения личных расходов работнику, компании вправе относить данные суммы на прочие расходы, связанные с основным производственным процессом.

Начиная с 2017 г. подтверждать свою квалификацию будут обязаны представители должностей, которые входят в закрытый перечень (утвержденный Правительством РФ). Речь идет о перечне утвержденных профессиональных стандартов. Данный перечень можно посмотреть . Остальные сотрудники могут продолжать трудиться без оценки их квалификационного уровня.

Коротко об остальных кадровых нововведениях

Любому гражданину при устройстве на новое место необходимо представлять документы, перечень которых прописан в ст.65 ТК РФ (часть 1). С 2017г. на предприятиях, кадровые требования к персоналу которых включают отсутствие штрафов за потребление наркотиков, вводится новое правило. К перечню документов для трудоустройства добавляется справка от нарколога и психиатра об отсутствии пагубных пристрастий у соискателя вакансии. Данный порядок регламентирован №230-ФЗ от 13.07.2015г.

Федеральное законодательство (№272-ФЗ от 3 октября 2016г.) увеличило срок обращения недовольных сотрудников в суд в связи с задержкой выплат или занижением суммы причитающейся заработной платы. Теперь работник может написать жалобу на работодателя в течение 1 года с момента совершения последним трудового правонарушения. При этом причины недовольства персонала могут быть разными:

• занижение величины заработка по сравнению с минимумом, утвержденным региональными властями;
• нарушение прописанных в договоре сроков выплаты зарплаты;
• отсутствие компенсации за период задержки заработанных средств.

В ближайшем будущем парламентарии намерены рассмотреть вопрос о введении электронных больничных листков, но до полной замены ими бумажных носителей еще далеко – материальная база многих поликлиник не готова к таким кардинальным новшествам.

Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о персональных данных;
• штатное расписание.

В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.

В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:

• общие положения;
• порядок приема, перевода и увольнения сотрудников;
• основные права и обязанности работодателя;
• основные права и обязанности сотрудников;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• поощрения за успехи в работе;
• ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:

• применяемые системы оплаты труда;
• виды выплат, из которых складывается заработная плата (оклад, доплаты и надбавки);
• условия и порядок выплат премии и материальной помощи;
• условия, порядок и сроки начисления и выплаты заработной платы.

Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.

Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).

Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.

Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.

Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)

Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.

Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.

Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.

С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.

При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.

Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.

В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.

Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику - читайте в статье.

Из статьи узнаете:

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица

Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.

Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, . Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.

Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.

Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.

Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, . Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.

Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.

Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля

Для того, чтобы организовать с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.

Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.

Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция

Обратите внимание! предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.

После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.

Практический случай

Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству?

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять инструкцию, если кадровое делопроизводство начинаем с нуля. Однако на практике организации и ведомства используют ее в своей деятельности. Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому компания может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При подготовке документа за основу можно взять типовые инструкции . Наименования и количество тематических разделов документа зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Обычно каждый раздел посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством…

Шаг №1. Создание нормативной базы

Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:

• Трудовой кодекс - содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
• Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 - в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.
• Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.
• Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.
• Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.

Сотруднику, который проходит обучение с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.

Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал «» и «» постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.

Шаг №2. Составление кадровых документов, участвующих в делопроизводстве

Подготовьте документы или поручите это сделать кадровику. Необходимо составить правила внутреннего трудового распорядка, , график отпусков и другие акты, регулирующие работу организации и деятельность сотрудников.

В число обязательных документов, которые заводят по мере укомплектования штата, входят следующие документы

• трудовые договоры;
• книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;
• книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• ;
• личные карточки работников;
• приказы и документы-основания для их издания;
• должностные инструкции.

В ряде случаев требуется подготовка коллективного договора, положения о премировании, коммерческой тайне, аттестации и других актов. Своевременно пересматривайте документы, вносите корректировки, исправляйте выявленные недочеты. Пропишите .

Совет от редакции: , соблюдая все условия. Это позволит избежать штрафов. Учитывайте, что даже непреднамеренная порча бумаг приводит к проблемам при проверках.

Шаг №3. Утверждение документов, их бланков

Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.

Если вы организуете кадровое делопроизводство, поможет избежать ошибок, которые влекут за собой наложение штрафов. Без прохождения курсов сложно разобраться в основах, законах. Не забывайте отправлять кадровиков компании на повышение квалификации. Своевременно предоставляйте им журналы, в которых говорится об изменениях в трудовом законодательстве.