Как оформить ежегодный отпуск – пошаговый алгоритм. Порядок и правила оформления отпуска для работников
Чтобы отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск, соблюдая все требования законодательства, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отпуск по графику
Конечно, вы знаете, что ежегодный отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Рассмотрим ситуацию, если работник идет в отпуск в соответствии с графиком.
Казалось бы, ситуация стандартная, Трудовым кодексом РФ подробно описаны обязательные действия работодателя: уведомить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала, оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Но, как показывает практика, ошибки случаются часто.
Основная из них — работодатель не уведомляет работника под роспись о начале отпуска .
Когда день начала отпуска работника по графику отпусков приближается, очень важно не упустить момент и уведомить работника вовремя. Сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Причем устного уведомления недостаточно, необходима подпись работника в том, что он уведомлен. Некоторые работодатели не уведомляют работников отдельно о начале отпуска, полагая, что достаточно просто издать приказ непосредственно перед началом отпуска и ознакомить с ним работника. Это не так, срок не менее 2 недель до начала отпуска необходимо соблюдать. Уведомление о начале отпуска можно составить в произвольной форме и на нем же получить подпись работника об ознакомлении.
Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Поэтому для предотвращения «наслоения» отпусков работников, чтобы работники уходили в отпуск в запланированной очередности, нужно соблюдать двухнедельный срок уведомления.
Исключение составляют случаи, когда работодатель после утверждения графика отпусков на предстоящий год знакомит с ним всех работников. Этим действием работодатель исполняет обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели.
Вне графика
Но больше всего ошибок допускается при использовании работником отпуска не по графику.
График составляется работодателем в конце предыдущего года, когда ни работник, ни работодатель не догадываются, что их ждет в предстоящем году. Обстоятельства при этом бывают разные, и часто работники, планируя свой отдых, просят работодателя поменять запланированные даты. Это возможно, если стороны договорятся. При этом важно оформить все правильно и в установленные сроки.
Помимо стандартных действий, описанных выше, необходимо будет получить заявление работника о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от графика отпусков, и внести соответствующие сведения в график отпусков.
Ошибка № 1. Не оформляется основание изменения дат либо фактические даты использования отпуска не отражаются вовсе.
Если график отпусков утвержден, для переноса дат в нем нужно основание. Например, заявление работника. Некоторые работодатели не только не получают никаких письменных волеизъявлений работников, но и вовсе не оформляют перенос дат. То есть фактической датой использования отпуска указывается дата по графику, при том, что работник отдыхал совсем в другой период. Факт использования работником отпуска в другой период выявляется очень просто — по произведенной оплате.
Ошибка № 2. Несвоевременная оплата отпуска.
Бывает так, что работник в силу жизненных обстоятельств горячо просит работодателя срочно предоставить ему дни основного ежегодного отпуска для решения своих проблем. И предоставить в ближайшее время. При таких обстоятельствах, помогая работнику, работодатель не всегда понимает, что подобными действиями принимает на себя ответственность. Ведь оформляя в срочном порядке перенос отпуска, работодатель может не успеть выполнить условие об оплате отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала.
Поэтому при предоставлении работнику отпуска необходимо соблюдать срок его оплаты, и, если работодатель понимает, что не успеет оплатить отпуск в срок, лучше не рисковать и отказать работнику (если у него нет права использовать отпуск в любое время).
Ошибка № 3. Отпуск предоставляется «авансом» за последующие годы.
Работник может просить отпуск при том, что за текущий рабочий год уже отгулял все 28 дней. Работодатель, разрешив работнику использовать отпуск за следующий год «авансом», рискует не только нарушить требование закона о ежегодном предоставлении отпуска, но и понести финансовые риски.
Имеется правовая позиция, согласно которой не допускается взыскание задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете (увольнении) не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Данная позиция поддерживается судами.
Ошибка № 4. Фактически работник находился в отпуске в даты, отличные от графика отпусков, но в графике это не отражено.
Некоторые работодатели «забывают» вносить сведения в график отпусков. Например, работник фактически ушел в отпуск на неделю раньше (или позже), чем указано в графике отпусков. Оплата отпуска при этом была произведена своевременно, но сведения в график отпусков внесены не были.
Такой факт является нарушением, так как график отпусков обязателен для работника и работодателя. Необходимо предоставлять отпуск в соответствии с ним, а при договоренности сторон об изменении времени отпуска нужно внести в график соответствующие сведения.
Материал подготовлен Полиной Журенковой,
ведущим юристом департамента трудового права ООО «Митрофанова и Партнеры» ,
специально для
Мы рассмотрели самые сложные вопросы о том, как отправить сотрудника в отпуск. Например, когда может уйди в отпуск новый сотрудник, или как рассчитать отпускные новичку.
Как отправить сотрудника в отпуск в сложных ситуациях
Отпуск положен работнику, с которым хозяйство подписало трудовой договор. Причем срок его действия не важен. Так что сотрудникам на срочном контракте отпуск тоже предоставляйте.
Новый работник вправе взять отпуск через шесть месяцев после того, как устроился -статья 122 ТК РФ. Но компания может дать его и раньше - по договоренности.
Нельзя отказать женщинам перед декретом или непосредственно после него, сотрудникам до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Досрочный отпуск может оформить муж в период декрета жены. Это следует из статьи 123 ТК РФ.
Каким образом уведомить сотрудника об отпуске
Сроки отпуска на текущий год фиксируют в специальном графике. Его обязана составлять каждая компания. И не позже двух недель до нового года. Если сотрудник идет в отпуск по графику, его письменно информируют о начале отдыха. Сообщение направляют персонально отпускнику. Сделать это надо не позже чем за две недели до начала отдыха (ст. 123 ТК РФ). В уведомлении прописывают его номер и дату, название организации, должность и Ф.И.О. работника. Заверьте документ подписью руководителя. Сотрудник тоже должен в нем расписаться. Это свидетельство, что он ознакомился с бумагой. Уведомлять сотрудника не придется, если он написал на отпуск заявление. Например, когда отдых не по графику.
Как рассчитать отпускные и как отправить сотрудника в отпуск
Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. Например, работник пойдет в отпуск с 25 апреля 2016 года. Тогда расчетный период - с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.
В хозяйстве могут применять иной расчетный период. Но только если это не снижает размер отпускных (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Тогда бухгалтеру придется дважды считать средний заработок - по общим и собственным правилам, чтобы сравнить результат.
В расчет среднего заработка включают (п. 2 Положения):
- зарплату;
- надбавки и доплаты;
- выплаты, связанные с условиями труда. Например, районные коэффициенты, компенсации за тяжелую, вредную и сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Стимулирующие суммы, которые не входят в оплату труда, при расчете не учитывают.
Пример 1
Расчет отпускных, если сотрудник трудился весь год без пропусков.
С 20 июня 2016 года работник идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. Оклад сотрудника - 16 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок равен:
16 000 руб. × 12 мес. : (12 мес. × 29,3 дн.) = 546,08 руб.
где 29,3 - среднемесячное число календарных дней, которое берут для расчета среднедневного заработка.
Отпускные составят:
546,08 руб. × 28 дн. = 15 290 руб.
А если в расчетном периоде работник болел, находился в командировке или отпуске? Это время и полученные за него суммы в расчет не включают - пункт 5 Положения.
Может получиться, что в расчетном периоде человек отработал всего несколько месяцев или даже несколько дней. Тогда среднедневной заработок считают исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.
Чтобы определить количество календарных дней в неполном месяце, 29,3 разделите на число дней в этом месяце - 28, 29, 30 или 31. Получается четыре коэффициента:
- 1,046 для февраля;
- 1,010 для февраля в високосный год;
- 0,977 для апреля, июня, сентября и ноября;
- 0,945 для января, марта, мая, июля, августа, октября и декабря.
Нужный коэффициент умножьте на количество календарных дней, отработанных в данном месяце.
Пример 2
Подсчет отпускных, если в расчетном периоде человек отработал не все дни.
Используем данные предыдущего примера. Но предположим, что в марте 2016 года работник 14 календарных дней болел - с 18-го по 31-е. Следовательно, в марте он отработал только 17 календарных дней (31 - 14). Оклад - 10 000 руб. За март сотруднику начислили зарплату в размере 6000 руб. Расчетное количество дней в марте:
0,945 × 17 дн. = 16,07 дн.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 16,07 дн.) = 342,82 руб.
Отпускные:
342,82 руб. × 28 дн. = 9598,96 руб.
Разберемся, как отправить сотрудника в отпуск и как рассчитать отпускные человеку, который отработал в организации всего несколько дней. Обратимся к пункту 7 Положения: для среднего заработка берут начисленную зарплату за отработанные дни.
Пример 3
Расчет отпускных новому сотруднику.
Работника зачислили в штат 6 июля 2016 года. Его оклад - 25 000 руб. С 13 июля ему предоставляют учебный отпуск на 20 календарных дней.
За отработанное до отпуска рабочее время (пять дней) ему начислят:
25 000 руб. : 22 дн. × 5 дн. = 5681,82 руб.
На отработанное время приходится семь календарных дней (пять рабочих + два выходных). Переведем количество отработанных рабочих дней в календарные:
31 дн. : 29,3 дн. × 7 дн. = 7,41 дн.
Размер отпускных:
5681,82 руб. : 7,41 дн. × 20 дн. = 15 335,50 руб.
Как учитывать при расчете премии
При расчете отпускных премию учитывают целиком, если ее начислили за месяцы расчетного периода. Основание - пункт 15 Положения. Если премию выплатили за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо распределять. Это делают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.
Пример 4
Как учесть в расчете премию и как отправить сотрудника в отпуск, разберемся на примере.
Оклад работника 25 000 руб. С 6 июня 2016 года сотрудник идет в отпуск. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. За это время ему начисляли премии:
- ежемесячные по 40 процентов от оклада - 10 000 руб. (25 000 руб. × 40%);
- 2000 руб. в честь 23 февраля;
- по 5000 руб. в мае и октябре за успешное проведение посевной и уборочной;
- 10 000 руб. в октябре в связи с 10-летним юбилеем сельскохозяйственной компании.
Премии в честь Дня защитника Отечества и в связи с юбилеем компании в расчет не берите. Остальные суммы учитывайте в полном размере. Данные мы привели в таблице (см. ниже).
Тогда размер отпускных:
(300 000 руб. + 130 000 руб.) : (12 мес. × 29, з дн.) × 28 дн. = 34 243,46 руб.
Выплаты работнику, которые включают в расчет (таблица)
|
Месяцы расчетного периода |
Заработок (руб.) |
Премии (руб.) |
|---|---|---|
|
2015 год |
||
|
Сентябрь |
||
|
2016 год |
||
|
Всего |
||
В редких случаях у работодателей может возникнуть вопрос, как отправить в отпуск сотрудника, если он отдыхать не хочет. Довольно часто можно столкнуться с обратной проблемой, если человек желает взять выходные дни, а начальство не позволяет. Когда речь идёт о законном праве на отпуск, то тогда подобные действия со стороны руководства можно считать неправомерными. Но что делать, если работник по каким-то причинам отказывается от отдыха? Сейчас разберёмся, что представляет собой данная проблема, а также как её можно решить.
Основные моменты
Как правило, люди ждут своего отпуска по графику, потому как в это время можно куда-либо съездить или дома восстановить силы, при этом получив деньги. Но бывают и такие личности, которые ни в какую не идут. В первую очередь следует с ними поговорить, чтобы понять, чем обосновано подобное поведение. Но также необходимо помнить о законодательных требованиях, касающихся труда.
Все официально трудоустроенные люди имеют право на ежегодный отпуск, причём его срок должен быть не меньше 28 дней. График составляется заранее, как правило, за две недели до нового года. Причём руководство не обязано соблюдать пожелания людей, и может самостоятельно решить, в какой именно период человек пойдёт отдыхать. В некоторых случаях человек может договориться о том, чтобы перенести дату или разбить срок на несколько частей. Однако начальство не обязано соглашаться на подобное.
Если не удаётся отправить работника в отпуск, то из-за этого могут возникнуть проблемы. Потому как в соответствии с трудовым кодексом начальник должен отпустить отдыхать человека хотя бы раз в два года. Ведь время, выделенное для отгулов, можно реализовать не позже 12 месяцев после того года, когда оно появилось.
Важно! Отметим, что начальство обязано уведомить человека о том, что в скором времени он сможет отдохнуть, ровно за 2 недели до планируемой даты. Если этого не сделать, то тогда уже возможны проблемы у руководства с государством, поэтому необходимо своевременно составить и выдать уведомление.
Теперь разберёмся с ситуацией, когда у начальства возникает вопрос, что делать, когда сотрудник отказывается. Если разговор не помог, то тогда придётся переходить к крайним мерам. Потому как в этом случае уже работник нарушает законодательство и может за это ответить.
Читайте также Порядок оформления заявления на отгул в счет будущего отпуска
Действия:
- Если человек решил отказаться от отпуска, и при этом не хочет подписывать уведомление, то тогда придётся уже составлять специальный документ. Называется он актом об отказе с ознакомлением. Он сможет защитить права организации, если дело дойдёт до суда. Обязательно необходимо, чтобы сотрудники подписали документ как свидетели.
- Работодатель имеет право привлечь сотрудника за нарушение трудовой дисциплины и за это наложить взыскание. Потому как отказ, отправляться на отдых, можно считать неподчинением начальству.
Существуют способы решить проблему более мирно, чтобы не привлекать суд. Поэтому рекомендуется сначала попробовать предотвратить конфликт, а если уже не получится, то тогда привлекать работника к ответственности.
Решение проблемы
Чаще всего, если работник не хочет идти в отпуск, для этого есть определённая причина. Может случиться так, что его не устраивает дата, назначенная руководителем. Если у него будут уважительные причины с доказательной базой, то тогда можно перенести выходной период на другое время. Обязательно это необходимо сделать, если организация не уведомила об отгулах за две недели. Так же подобное потребуется сделать, если отпускные выплатили позже положенного. Но напомним, что перенос невозможен для человека, который не отдыхал больше двух лет.
Можно ли ещё как-то решить проблему? Существует возможность предоставить отгулы в официальные выходные дни. Однако исключить следует праздничные, которые не оплачиваются. Можно засчитать за отпуск субботы и воскресенья, если сотрудник так захочет. Однако их обязательно придётся оплатить. Но стоит понимать, что хоть отгулы и можно разбить на несколько раз, но важно, чтобы один из них был не меньше двух недель.
При отказе от отдыха так же можно написать заявление об увольнении. При этом после сокращения человека сразу же примут на ту же должность. Делается это для того, чтобы можно было избавить сотрудника от необходимости использовать отгулы. Вместо них можно будет получить денежную компенсацию за неиспользованные дни. В итоге и организация останется довольна, и сотрудник, который получит деньги вместо выходного периода.
Каждая женщина имеет право на больничный по беременности и родам. Его срок в обычной ситуации составляет 70 дней до планируемой даты рождения ребёнка и 70 дней после этого. Срок может быть увеличен при многоплодной беременности или осложнённых родах.
Для начала поясним, какие отпуска бывают, ведь ежегодный оплачиваемый отпуск не единственно возможный, хотя и самый распространенный. Далее уделим ему максимум нашего внимания, объяснив, какие варианты его документального оформления возможны; при этом мы продемонстрируем полный комплект составляемых документов. Кроме того, разберемся с отзывом из отпуска и его переносом на другое время, с заменой на денежную компенсацию. Все это будет одинаково интересно как тем, кто в ближайшее время займется подобным оформлением, так и тем, кто сам собирается в отпуск.
Свернуть Показать
Мария Смольянинова, заместитель начальника юридического управления ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»:
Вид предоставляемого работнику отпуска во многом предопределяет порядок его документального оформления. Поэтому необходимо пояснить, что в зависимости от оплаты отпуска подразделяются на:
- Ежегодные оплачиваемые отпуска
, среди которых традиционно выделяются:
- Ежегодный основной отпуск
, который, в свою очередь, включает:
- минимальный отпуск (продолжительностью 28 календарных дней). Ежегодный основной оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней гарантирован всем работающим по трудовому договору вне зависимости от того, работает ли сотрудник полное, неполное или сокращенное рабочее время, по основному месту работы или по совместительству;
- удлиненный отпуск (свыше 28 календарных дней) предоставляется определенным категориям работников, которые прямо указаны в Трудовом кодексе РФ или иных федеральных законах (например, работникам в возрасте до 18 лет такой отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время, а работающим инвалидам отпуск полагается не менее 30 календарных дней).
- Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется работникам, как правило, в целях компенсации (нейтрализации) воздействия каких-либо неблагоприятных для здоровья факторов, воздействию которых работник подвергается при выполнении трудовых (должностных) обязанностей (к нему, например, относятся дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными и / или опасными условиями труда, с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.п.).
- Ежегодный основной отпуск
, который, в свою очередь, включает:
- Отпуска без сохранения заработной платы , продолжительность и случаи предоставления которых определяются по соглашению между работником и работодателем либо в порядке, установленном федеральными законами.
Порядок предоставления отпусков
И так, всем работникам положено предоставлять ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, длительность основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Между тем нерабочие праздничные дни, приходящиеся как на период ежегодного основного отпуска, так и на время дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Пример 1
Свернуть Показать
Допустим, вы решили взять ежегодный оплачиваемый отпуск в марте 2010 года с 1 числа. И если бы внутри этого периода не было праздничного дня, то гуляли бы вы с 1 по 28 марта включительно. Но благодаря 8 Марта отдыхать вы можете с 1 по 29 число. Причем, несмотря на «удлинение» отпуска на 1 день, размер отпускных пропорционально не увеличивается (выплачивается из расчета полагающихся работнику 28 календарных дней отпуска).
В июне тоже есть праздничный день: 12 июня - День России, в 2010 году он приходится на субботу, поэтому дополнительный нерабочий день перенесли на понедельник 14 июня. Ярослава Подгоркина из Примера 2 пишет заявление на отпуск протяженностью 28 календарных дней, и 14 июня попадает в запрашиваемый ею период, поэтому, начинаясь 1 июня, ее отпуск закончится не 28, а 29 июня.
Отметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ). А вот работникам, занятым на сезонных работах, и лицам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, положен оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
По общему правилу за каждый отработанный у данного работодателя месяц работнику предоставляется 2,33 оплачиваемых дня отпуска (28 календарных дней отпуска / 12 мес. = 2,33).
Ежегодный основной отпуск за 1-й год работы
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Вместе с тем право на использование отпуска за 1-й год работы возникает у сотрудника только по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя . По соглашению сторон отдых может быть дан и раньше указанного срока.
Некоторым категориям работников оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их заявлению в любое время и до истечения 6 месяцев. К примеру, совместителям (ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе), женщинам перед отпуском по беременности и родам либо непосредственно после него, лицам в возрасте до 18 лет и т.д.
Но в большинстве случаев отпуск до того, как работник проработал у данного работодателя 6 месяцев, может быть предоставлен ему только по просьбе работника и по доброй воле работодателя. Ведь в данном случае отпуск предоставляется как бы авансом. Просьба работника оформляется заявлением (см. Пример 2), на котором руководитель проставляет свою резолюцию (оформляется в верхнем левом углу). Именно в ней отражается решение работодателя, согласиться ли с просьбой работника. Прежде чем заявление попадет на стол руководителю организации, его могут рассмотреть иные должностные лица (например, начальник отдела, в котором работает сотрудник, просящийся в отпуск, и др.) и проставить свои визы, отразив в них собственное мнение о целесообразности предоставления отпуска. В крупных и средних организациях именно так и поступают. В маленьких же руководитель просто опрашивает всех заинтересованных лиц и пишет свою резолюцию на заявлении (варианты оформления резолюции показаны не только в Примере 2, где видно место ее расположения, но и в Примерах 3, 4, 5).
Своей резолюцией руководитель может либо отказать (и, возможно, дать какие-либо дополнительные поручения, см. Пример 2), либо согласиться с просьбой работника. Самовольно изменить запрашиваемый период отпуска без согласования с работником руководитель не может.
Если принимается решение удовлетворить просьбу работника, то издается приказ по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Для этого предусмотрены 2 формы:
- если в отпуск отправляется 1 человек, то используется форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». См. образец в Примере 10;
- если одновременно нужно оформить предоставление отпуска сразу нескольким работникам, то для экономии ваших сил и времени предусмотрен «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» по форме № Т-6а, в котором в табличной форме можно перечислить сведения сразу о группе лиц. При этом вид, продолжительность и период их отпусков могут различаться. См. Пример 6.
Пример 2
Свернуть Показать
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Начиная с приказа о предоставлении отпуска все последующие документы будут едиными для двух возможных ситуаций:
- когда отпуск предоставляется за 1-й год работы до истечения 6 месяцев работы у данного работодателя и
- когда отпуск предоставляется за 2-й и последующие годы работы на основании графика отпусков
Состав документов, который необходимо оформить, наглядно показан в Схеме 1. Большинство используемых документов составляется по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам.
Схема 1
Состав документов
Свернуть Показать
Ежегодный основной отпуск за 2-й и последующие годы работы
Во 2-й и последующие годы работы сотрудник может уйти в отпуск в любое время рабочего года в соответствии с очередностью отпусков, установленной у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ) - она закрепляется графиком отпусков . Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Заметим, что Трудовым кодексом не установлена обязанность оформления работником заявления на отпуск, если указанный отдых предусмотрен графиком отпусков
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается следующее время (ст. 121 ТК РФ):
- фактической работы;
- когда за работником в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставляемые дни отдыха;
- вынужденного прогула при незаконном увольнении либо отстранении от работы и последующем восстановлением на прежнем месте;
- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.
Вместе с тем не включаются в отпускной стаж следующие периоды:
- отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Отметим, что еще существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от занимаемой должности, отрасли либо возраста. Указанный отдых предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ). Речь здесь идет о следующих гражданах:
- лицах моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- педагогических работниках (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 01.10.2002 г. № 724 «О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
- инвалидах (Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
- сотрудниках милиции (Закон от 18.04.1991 № 1026-1 «О милиции») и т.д.
Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его пребывания в отпуске (ст. 81 ТК РФ).
Формы для оформления и учета отпусков введены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков применяют график отпусков (форма № Т-7). При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специ фика деятельности организации и пожелания работников. Эти пожелания можно собирать в виде письменных заявлений работников (Пример 7). В соответствии со ст. 123 ТК РФ указанный график должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года. Обратите внимание: в Примере 9 графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.
Работодатель обязан известить работника под подпись о дате начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Способ оповещения выбирается работодателем по своему усмотрению. Мы предлагаем вам воспользоваться нашей формой извещения (см. Пример 8), на которой работник расписывается в получении и в случае возникновения возражений или предложений относительно предстоящего отпуска может о них написать. Сделать это можно прямо на данном документенте или оформив отдельное заявление работника.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска проставляются отметки в личной карточке (форма № Т-2, Пример 11 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» .
Время фактического нахождения в отпуске отмечается в графике отпусков и в табеле учета рабочего времени . В зависимости от вида отпуска в табеле (форма № Т-12 или форма № Т-13, Пример 12) проставляют следующее буквенное обозначение (код):
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - ОД (10).
Ниже мы покажем образцы оформления тех из перечисленных документов, с которыми специалист ДОУ должен уметь обращаться. А вот лицевой счет и записку-расчет мы опустим, т.к. этими документами, как правило, занимается бухгалтерия.
Пример 7
Свернуть Показать
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Отпускные
Отпускные выплачиваются из расчета среднего заработка. Порядок его исчисления прописан в ст. 139 ТК РФ. Более детально это сделано в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства от 24.12.2007 г. № 922 (далее - Положение).
Выплата отпускных производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Также при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен уплатить сотруднику денежную компенсацию. Речь здесь идет об одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального Банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. При этом размер компенсации может быть повышен коллективным либо трудовым договорами (ст. 236 ТК РФ).
Особенности предоставления дополнительных отпусков
Отметим, что работодатели вправе самостоятельно устанавливать иные дополнительные отпуска. При этом порядок и условия их предоставления определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Также при наличии профсоюза следует учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 116 ТК РФ).
Обратите внимание: при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ):
Зачастую возникает вопрос, в каком порядке следует исчислять общую продолжительность основного и дополнительного отпусков, если:
- основной отпуск предоставляется в календарных днях (значит, включает и выходные дни),
- а дополнительный отпуск предоставляется в рабочих днях.
Специалисты Минтруда в письме от 01.02.2002 г. № 625-ВВ разъяснили, что в данном случае надо поступить следующим образом:
Пример 13
Свернуть Показать
Иванову В.Г. с 01.06.2010 г. был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск следующей продолжительностью: основной отпуск - 28 календарных дней, дополнительный отпуск - 7 рабочих дней. Рассчитаем общую продолжительность отпуска.
От начала отпуска (01.06.2010 г.) отсчитываем количество дней основного отпуска (28 календарных дней). При этом в соответствии со ст. 120 ТК РФ 12 июня (нерабочий праздничный день - День России) не будет участвовать в расчете. Исходя из этого последний день основного отпуска - 29.06.2010 г. Далее отсчитаем количество дней дополнительного отпуска (7 рабочих дней) в расчете на 6-дневную рабочую неделю: 30.06, 01.07, 02.07, 03.07, 05.07, 06.07, 07.07. В результате последний день отпуска 07.07.2010 г., что составляет 36 календарных дней.
Оформление приказа на предоставление Иванову В.Г. такого отпуска продемонстрировано в Примере 14.
Расходы на оплату дополнительных отпусков , предусмотренных законодательством, облагаются НДФЛ, страховыми взносами на обязательное социальное страхование и на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, они учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда.
Если работнику важно удлинить время своего отдыха и работодатель не возражает, то к основному оплачиваемому отпуску можно присоединить отпуск без сохранения заработной платы (в просторечии его еще называют «отпуск за свой счет»). Тогда именно он указывается в разделе «Б» приказа по форме № Т-6.
Пример 14
Свернуть Показать
Перенос отпуска
В некоторых случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). К примеру, при временной нетрудоспособности сотрудника, в период прохождения военных сборов и т.д.
Листок нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи не выдается в период ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 41 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 01.08.2007 г. № 514). Так что ежегодный оплачиваемый отпуск продляется или переносится только при временной нетрудоспособности самого работника.
Пример 15
Свернуть Показать
Допустим, Нина Краснова ушла в отпуск на 3 недели с 30.05.2010 по 20.06.2010, но заболела, о чем свидетельствует ее больничный, выписанный на 4 дня (с 07.06.2010 по 10.06.2010). Таким образом, эти 4 дня она болела, а не отдыхала. Поэтому за эти дни ей полагается оплатить больничный и предоставить другие 4 дня отпуска.
Чаще всего работники просят удлинить отпуск, реже - предоставить эти дни отдельно, в другое время.
В данном случае процедура переноса отпуска выглядит следующим образом:
- пишется заявление от работника с просьбой перенести отпуск (Пример 16);
- издается приказ о перенесении отпуска, который объявляется сотруднику под личную подпись (Пример 17);
- в график отпусков вносятся соответствующие изменения (Пример 18);
- при переносе отпуска также следует пересчитать сумму отпускных выплат (делается это в случае изменения расчетного периода).
Пример 15
Кстати, работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск, если сотруднику не были своевременно выплачены отпускные (за 3 дня до начала отпуска) либо он был предупрежден о времени начала указанного отдыха позднее, чем за 2 недели до его начала .
Пример 17
Свернуть Показать
Также в исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя , допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий год. В данном случае потребуется заручиться согласием сотрудника, издать приказ о переносе отпуска и внести изменения в график отпусков. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Обратите внимание: запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд . При этом работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, отпуск должен даваться ежегодно (ст. 124 ТК РФ).
Отзыв из отпуска
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).
В данном случае процедура отзыва выглядит следующим образом:
- вначале следует получить согласие работника на отзыв из отпуска.
Важно сделать это в письменном виде:- для этого можно направить работнику соответствующее уведомление либо предложение, согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении (предложении);
- другой вариант оформления: показать работнику докладную записку, которая извещает руководство о необходимости отзыва работника из отпуска, и попросить работника написать свое согласие либо отказ прямо на этом документе, ведь здесь сразу видна причина такого неприятного предложения, его инициатор и мнение руководителя. Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа. См. Пример 19;
- далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (см. Пример 20). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к. мнение работника нужно узнать до того, как издается распорядительный документ, который уже не должен ни пересматриваться, ни отменяться.
Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих работников (ст. 125 ТК РФ):
- в возрасте до 18 лет;
- беременных женщин;
- занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
Пример 19
Свернуть Показать
Компенсация за неиспользованные отпуска
В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Между тем при суммировании отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, либо любое количество дней из этой части.
Обратите внимание: не допускается замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Пример 20
Свернуть Показать
В свою очередь при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Роструд в письме от 02.07.2009 г. № 1917-6-1 напомнил, что указанная компенсация выплачивается вне зависимости от основания увольнения.
Как правило, компенсацию рассчитывают пропорционально отработанному времени, идущему в стаж для отпуска. При установленной продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней на каждый отработанный месяц приходится 2,33 календарных дня отпуска
Свой ежегодный оплачиваемый отпуск за 1-й и 2-й годы работы Ксения уже отгуляла. При увольнении ей полагается денежная компенсация за 30,29 дней неотгуленного отпуска
- 28 календарных дней (за 3-й год работы с 01.05.2009 по 30.04.2010) + 1 х 2,33 (за 1 месяц работы с 1 по 31 мая 2010 г.) + 0 дней (т.к. в июне - частично отработанном месяце - Ксения проработала менее половины) = 30,33.
Если бы Ксения решила отказаться от денежной компенсации и перед увольнением взять весь полагающийся ей отпуск, то она проработала бы в офисе по 08.06.2010 включительно, далее получила бы отпускные за 31 календарный день отпуска (в этом случае 30,33 дней округляются, и не по правилам арифметики, а ), и датой увольнения было бы .
Сноски
Свернуть Показать
Как отправить работника в отпуск
Приближается пора отпусков. О том, кто имеет право на отпуск, какова его продолжительность,как рассчитать отпускные и отразить их в учете, расскажет наша статья.Как оформить отпуск
Кто имеет право пойти в отпуск
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. За первый годработы отпуск предоставляется сотрудникам, которые отработали на предприятиибез перерыва более шести месяцев. По соглашению между директором организациии работником отпуск может быть предоставлен и раньше этого срока.Некоторые работники по закону могут пойти в отпуск и до истечения шести месяцевработы. Это право предоставляется женщинам перед отпуском по беременности иродам или сразу после него, несовершеннолетним и другим работникам.Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое времягода в соответствии с графиком отпусков. Его составляют не позднее чем за двенедели до начала года по форме, утвержденной постановлением Госкомстата Россииот 06.04.2001 № 26.Продолжительность отпуска
Минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарныхдней. Однако отдельным категориям работников помимо основного полагается дополнительныйотпуск. Кроме того, предприятия сами могут предоставлять дополнительные отпускасвоим сотрудникам. Это должно быть предусмотрено в коллективном договоре.По соглашению между работником и дирекцией отпуск можно разделить на части.При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.Часть отпуска сверх 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией.При этом Трудовой кодекс не запрещает выдавать компенсацию за отпуска, не использованныев предыдущие годы.Таким образом, можно выплатить компенсацию как за все дни отпуска, не использованногов прошлом году, так и за разницу, превышающую 28 календарных дней в текущемгоду.Как написать заявление
Отпуск работнику предоставляется в соответствии с его заявлением. Его пишутна имя директора предприятия в произвольной форме. Оно, например, может выглядетьтак:После составления заявления его подписывает руководитель организации.Как оформить приказ
На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска по специальнойформе, которая есть в постановлении Госкомстата № 26. Если приказ оформляетсяна одного сотрудника, то используют форму № Т-6. Если в отпуск одновременноуходит несколько сотрудников, то приказ составляют по форме № Т-6а.Приказ на отпуск может быть оформлен так:| Унифицированная форма № Т-6Утверждена постановлением ГоскомстатаРоссии от 06.04.2001 № 26 | |||||||||||||||||
| ЗАО «Мир» | Код | ||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||||||||||||||||
| по ОКПО | 40062011 | ||||||||||||||||
| (наименование организации) | |||||||||||||||||
| Номер документа | Дата | ||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | 93 | 12.05.2003 | |||||||||||||||
| (расположение)о предоставлении отпуска работнику | |||||||||||||||||
| Предоставить отпуск | Табельный номер | ||||||||||||||||
| Привалову Ивану Павловичу | 12 | ||||||||||||||||
| (фамилия, имя, отчество) | |||||||||||||||||
| менеджеру | |||||||||||||||||
| (наименование профессии (должность)) | |||||||||||||||||
| отдела продаж | |||||||||||||||||
| (наименование структурного подразделения) | |||||||||||||||||
| ежегодный оплачиваемый отпуск | |||||||||||||||||
| (вид отпуска (ежегодный оплачиваемый,учебный, без сохранения заработной платы и другие)) | |||||||||||||||||
| за период работы с « 13 »июня 2002годапо «12» мая 2003года | |||||||||||||||||
| на | 28 | календарных | дней | ||||||||||||||
| рабочих | |||||||||||||||||
| с « 13 » мая2003 годапо « 09 » июня2003 года | |||||||||||||||||
| Руководитель организации | Генеральный директор | Михайлов | А.С. Михайлов | ||||||||||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) ознакомлен | Привалов | « 12 » мая2003 года | |||||||||||||||
| (подпись работника) | |||||||||||||||||
Как рассчитать отпускные
После того как директор подпишет приказ, бухгалтер начисляет и выплачиваетсотруднику отпускные. Для этого он должен заполнить «Записку-расчет о предоставленииотпуска работнику» по форме № Т-60. Эту форму также можно найти в постановленииГоскомстата № 26. На лицевой стороне записки указывается период работы, за которыйпредоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания.На оборотной стороне записки приводятся данные для расчета суммы отпускных,причитающейся сотруднику к выдаче. Здесь указывают:- период, учитываемый при расчете отпускных;
- количество дней в расчетном периоде;
- среднедневной заработок в расчетном периоде;
- количество дней отпуска;
- сумму отпускных к выплате.
