На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.

— Приказ о приеме на работу

Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.

Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.

— Штатное расписание

Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.

Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.

— Приказ о предоставлении отпуска

Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.

— График отпусков

Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.

Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.

— Приказ об увольнении

Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.

— Приказ о направлении в командировку

В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.

— Командировочное удостоверение

Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.

Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.

— Служебное задание на командировку

Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.

— Приказ о премировании работников

Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.

Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.

— Табель учета рабочего времени

В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.

— Расчетно-платежная ведомость

Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость

Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).

— Платежная ведомость

Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).

Журнал регистрации платежных ведомостей

Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.

— Лицевой счет работника

Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).

02-03 февраля 2017 г. – в г. Барнауле с 10.00 до 17.00
курсы повышения квалификации по программе:
Трудовое право и кадровое делопроизводство в 2017 году: Новейшие изменения, актуальные практические вопросы, судебная практика. Профстандарты.
(36 часов, очно-заочная форма обучения)
Программа разработана с учетом требований профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. Приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н.
По окончании курсов выдается удостоверение о повышении квалификации.

ВЕДУЩАЯ - МИКУШИНА МАРИНА НИКОЛАЕВНА, Признанный специалист Уральского, Сибирского и Дальневосточного регионов России по трудовому праву и кадровому делопроизводству, имеющий многолетнюю практику представления интересов работодателей и работников в суде, большой стаж юридической и кадровой работы в организациях и на предприятиях. Сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента. Член Палаты налоговых консультантов России. Автор уникальных книг по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, выпускаемых более 15 лет.

Основные вопросы программы:

1. Новейшие изменения в трудовом законодательстве. Обзор изменений в трудовом законодательстве за период с 01.01.2016 по 31.01.2017. Обзор новых подзаконных нормативных актов.

2. Административная ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения норм трудового законодательства. Правила проведения проверок работодателей ГИТ. Обзор изменений в КоАП РФ. Правила информирования и консультирования работодателей по вопросам применения трудового законодательства. Новые основания для проведения внеплановых проверок ГИТ. Взаимоотношения с ГИТ: права работодателей при проведении и после проведения проверки, судебная практика. Обзор писем Минтруда и Роструда 2016-2017 гг. по вопросам регулирования трудовых отношений.

3. Договор трудовой или гражданско-правовой? Запрет на заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения: судебная практика по спорам о признании отношений трудовыми. Последствия принятия неправильных решений.

4. Борьба с коррупцией. Требования антикоррупционного законодательства, обязательные для работодателей. Ответственность за нарушения. Обзор законодательства по борьбе с коррупцией в Алтайском крае.

5. Прием на работу. Трудовые договоры: заключение, изменение, прекращение.

Законные основания для отказа в заключении трудового договора. Документы, предъявляемые при трудоустройстве: что нового? Предварительный медицинский осмотр и психиатрическое освидетельствование: нормативное регулирование и ожидаемые изменения.

Условия и сведения, включаемые в трудовой договор в обязательном порядке (место работы и рабочее место, условия оплаты труда, трудовая функция, срок трудового договора и др.). Оформление трудовых договоров и приказов о приеме на работу. Грамотное оформление трудовых отношений при внутреннем и внешнем совместительстве.

Правила оформления документов при переводах и перемещениях, при переименовании и/или реорганизации юридического лица, при совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания, изменении условий оплаты труда. Правильный способ «перезаключения» трудового договора на новых условиях.

Правила увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон, по состоянию здоровья, в связи с истечением срока трудового договора, по результатам аттестации. Увольнение за виновные действия как мера дисциплинарного взыскания: за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей, прогул, в связи с утратой доверия. Выявление нарушений, оформление документов. Законные процедуры увольнения работников в связи с сокращением численности или штата работников: оформление приказа о внесении изменений в штатное расписание, различные виды уведомлений, преимущественное право оставления на работе, учет мнения профсоюзной организации и т.п. Правила оформления документов (уведомлений, извещений, заявлений, приказов, актов, записей в трудовые книжки и др.). Судебная практика-2016 по спорам о восстановлении работников на работе. Изменение подсудности по искам о восстановлении трудовых прав.

6. Профессиональные стандарты и независимая оценка квалификации: ответы на актуальные вопросы. Понятие профстандарта. Применение профстандартов при составлении штатного расписания, разработке должностных инструкций, установлении оплаты труда, организации обучения и аттестации работников. Особенности применения профстандартов для государственных и муниципальных учреждений. Разъяснения Роструда. Независимая оценка квалификации: понятие, процедура, права и обязанности работодателя по направлению работников на независимую оценку квалификации, гарантии и компенсации, предоставляемые работнику при прохождении независимой оценки квалификации.

7. Новое в особенностях регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организаций, водителями автомобилей и др.). Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям.

8. Новое по вопросам рабочего времени и времени отдыха. Актуальные практические вопросы. Неполное рабочее время: что нового в законодательстве? Перенос выходных дней в 2017 году. Исчисление рабочего года. Продолжительность отпуска. Уведомления о дне начала отпуска, приказы и иные документы, оформляемые при предоставлении отпуска. Правила расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

9. Оплата труда. Понятие заработной платы. Компенсационные и стимулирующие выплаты: в чем отличия? Минимальный размер оплаты труда в России и в Алтайском крае.Индексация заработной платы. Установление заработной платы. Новый порядок определения сроков выплаты заработной платы. Увеличение размера компенсации за несвоевременную выплату заработной платы и иных выплат в пользу работников. Выдача расчетного листка.

10. Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам: при направлении в служебную командировку; при разъездном (подвижном) характере работы, при работе в пути; при работе во вредных/опасных условиях; при временной нетрудоспособности (нормативное регулирование, правила исчисления страхового стажа); при совмещении работы с обучением.

24.04.2017 09:57

В конце прошлого года портал Neo HR делал обзор изменений в трудoвoм законодательстве - 2017 , в котором рассказал, что ждет работодателей с 1 января. В первом квартале 2017 года чиновники запланировали нововведения, о которых ранее не было известно. Именно о них мы рассказываем в этой статье.

1. В России вступает в силу Конвенция о работе на условиях неполного рабочего времени

Президент подписал Федеральный закон от 2.03.2016 № 36-ФЗ о ратификации Конвенции о работе на условиях неполного рабочего времени, которая была принята на 81-й сессии Генеральной конференции Международной организации труда в Женеве 24 июня 1994 года.

В Конвенции дается определение термину «трудящийся, занятый неполное рабочее время» (работающее по найму лицо, нормальная продолжительность рабочего времени которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени трудящихся, занятых полное рабочее время и находящихся в сравнимой ситуации).

Документ обязывает обеспечивать защиту прав тех работников, которые заняты неполное рабочее время, наравне с работниками, занятыми полный рабочий день. А именно речь идет о праве на организацию, ведение коллективных переговоров и праве на деятельность в качестве представителей трудящихся; об обеспечении безопасности и гигиены труда; защите от дискриминации в области труда и занятий.

Также в Конвенции говорится о том, что работодатели должны предоставлять занятым неполное рабочее время условия, равные тем, которые имеют те, кто работает полное рабочее время, в таких областях, как защита материнства, прекращение трудовых отношений, ежегодный оплачиваемый отпуск или оплачиваемые праздничные дни, отпуск по болезни. Но денежные выплаты при этом могут рассчитываться пропорционально продолжительности рабочего времени или заработкам.

В числе стран, присоединившихся к Конвенции, помимо России, Италия, Португалия, Нидерланды, Швеция и др.

С полным текстом Конвенции можно ознакомиться по ссылке .

2. Электронный больничный появится уже этим летом

Оформление больничных в электронном виде станет возможным уже с 1 июля 2017 года (Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 27110-7). Хотя бумажные листки временной нетрудоспособности пока останутся, а у пациентов поначалу будут спрашивать согласие на оформление электронного больничного.

Предоставлять информацию о выданных больничных будет автоматизированная система, оператором которой станет ФСС. Доступ к базе данных о больничных будет у ФСС, медучреждений и работодателей.

Переход на электронные листки временной нетрудоспособности удобен для работодателей прежде всего тем, что они смогут избежать штрафов за принятие к выплате больничных, которые не соответствуют требованиям ФСС. А сами пациенты избавятся от длительной процедуры сбора подписей и проставления печатей.

3. Надзор за соблюдением трудового законодательства стал риск-ориентированным

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 с марта в перечне видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход, появился федеральный госнадзор за соблюдением трудового законодательства.

Теперь проведение плановых проверок в отношении юрлица или ИП будет осуществляться с определенной периодичностью в зависимости от того, какая категория риска присвоена их деятельности:

• высокий риск - 1 раз в 2 года
• значительный риск - 1 раз в 3 года
• средний риск - не чаще 1 раза в 5 лет
• умеренный риск - не чаще 1 раза в 6 лет

Если деятельность юрлица или ИП отнесена к категории низкого риска, то плановые проверки не проводятся.

В Постановлении Правительства устанавливаются критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП, являющихся работодателями, к определенной категории риска.

4. Установлены новые нормы, по которым будут получать спецодежду и средства индивидуальной защиты работники целлюлозно-бумажного, гидролизного, лесохимического и деревообрабатывающего производств

Новые типовые нормы утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17.11.2016 № 665н .

В рамках документа предусмотрено обеспечение спецодеждой и средствами защиты специалистов, которые не названы в действующих нормативных актах по охране труда. Так, например, бесплатная одежда и средства защиты положены инженерам-химикам и монтажистам.

В Приказе Минтруда приводится таблица, в котором перечислены профессии и должности с полагающейся им спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, а также указана норма выдачи спецодежды на год (штуки, пары, комплекты).

5. Кадровиков и HR-специалистов заставят сдавать квалификационные экзамены

Когда: до 2019 года - добровольно; с 2019 года - в обязательном порядке

Тестирование станет обязательным через два года, а его результаты, как считают эксперты, отразятся на зарплате сотрудников в области управления персоналом. Проверка затронет специалистов всех уровней - от тех, кто оформляет бумаги в отделе кадров, до директоров по персоналу. Профэкзамены в добровольной форме можно будет сдать уже в конце этого года.

Разработкой системы оценки квалификаций в области HR занимается Совет по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального совета при президенте РФ. В рамках проекта будут созданы центры оценки квалификаций и выделены сами квалификации, на соответствие которым будут проверяться кадры. Экзамены будут включать тестирование, собеседование, кейсы. Также необходимо будет предоставить портфолио.

6. Готовятся к внедрению новые требования к рабочим местам женщин

Когда: должны вступить в силу в 2017 году

7. Стали действовать требования охраны труда при нанесении металлопокрытий и при эксплуатации, ремонте и обслуживании городского наземного электрического транспорта

Компаниям, работающим в указанных отраслях, придется соблюдать эти требования, а также на их основе разработать инструкции по охране труда для профессий или видов выполняемых работ. Требования и правила не распространяются только на работодателей-физлиц, которые не являются ИП.

8. Вступили в действие специальные требования охраны труда при добыче, переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

Добавим, что 21 апреля также вступают в действие специальные требования охраны труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

В Приказе Минтруда России от 02.11.2016 № 604н приводятся различные требования: требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест; требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (помещениям, участкам производства работ) береговых рыбообрабатывающих предприятий; требования охраны труда, предъявляемые к выполнению работ (осуществлению производственных процессов) и др.

9. Декларация соответствия условий труда нормативным требованиям стала электронной

Начали действовать поправки к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.02.2014 №80н , согласно которым в этом году работодатели получили возможность сдать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям по охране труда в электронном виде.

10. Кадровики будут сдавать отчет в Пенсионный фонд

Специалистам кадровых служб придется готовить два новых отчета за 2017 год - формы СЗВ-СТАЖ (о страховом стаже работников) и ОДВ-1 (о данных персонифицированного учета работников).

Намечающиеся поправки в Трудовой кодекс и обсуждаемые изменения

11. Чиновники собираются уточнить в ТК РФ понятие охраны труда

Минтруда планирует обязать работодателей регулярно проводить оценку производственных рисков. Уже подготовлен соответствующий законопроект . Чиновники хотят, чтобы условия труда в российских компаниях были приближены к европейским. По их мнению, необходима оценка травмоопасности рабочих мест, учета состояния здоровья и индивидуальных психофизиологических особенностей работников, занятых на конкретных рабочих местах.

Документ прописывает такие обязанности работодателя, как обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов; создание и функционирование системы управления охраной труда; управление профессиональными рисками с учетом специфики своей деятельности; ежегодная реализация обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда и др.

12. Работникам хотят предоставить возможность влиять на решения компаний-работодателей

В первом чтении одобрен законопроект , который, как предполагается, внесет дополнения в ст. 53 ТК РФ и даст право работникам через представителей участвовать в управлении компанией-работодателем. То есть представителям работников (их количество будет определяться коллективным договором) хотят предоставить возможность участвовать в заседаниях коллегиальных органов управления компаний с правом совещательного голоса.

Министерство подготовило законопроект , согласно которому будут отменены некоторые старые нормативные акты времен СССР, в том числе Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24.09.1974 № 311-IX «Об условиях труда временных рабочих и служащих» и Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2.10.1961 «О порядке рассмотрения споров о возмещении предприятиями, учреждениями, организациями ущерба, причиненного рабочим и служащим увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с их работой».

14. Вознаграждения топ-менеджерам компаний с госучастием будут рассчитываться по единому стандарту

У авторов данного проекта из Минэкономразвития есть предложение считать зарплату топов по следующему принципу: фиксированный годовой оклад должен быть менее 50% вознаграждения, а переменная величина зависеть от показателей эффективности (не более 50%, но при условии, что установленный уровень показателей эффективности достигнут). Также при расчете вознаграждения, по мнению инициаторов проекта, в каждой компании необходимо брать в учет степень риска, который берет на себя организация из-за действий сотрудника.

Пока сроки вступления в силу нового документа не называются.

15. Роструд может получить право блокировать банковские счета работодателей-должников

По словам Максима Топилина, министра труда и социальной защиты РФ, ведомство готовит законопроект, который предоставить право Роструду прибегать к блокировке счета работодателя, если у него есть задолженность по заработной плате. Таким образом, Роструд получит право взыскивать с работодателей долги в бесспорном порядке.

16. Для работодателей создадут проверочные листы

С 1 января 2017 года надзорные органы получили возможность использовать списки контрольных вопросов при проведении проверок. В них содержатся перечни вопросов, ответы на которые покажут, насколько проверяемый соблюдает обязательные требования, составляющие предмет проверки.

Поскольку проведение проверки происходит по конкретному алгоритму, заданному трудовым законодательством, то внедрение специальных проверочных листов позволит работодателям заранее, до плановой проверки, готовиться по каждому пункту.

О планах внедрить проверочные листы заявил на одной из пресс-конференций руководитель Роструда Всеволод Вуколов.

Решения Верховного Суда, на которые стоит обратить внимание

17. Срок выплаты компенсации при сокращении работника в некоторых случаях увеличивается

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18

Ст. 318 ТК РФ предусматривает гарантии работнику, которого увольняют в связи с ликвидацией организации или сокращением в компании, расположенной на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности. В исключительных случаях средний заработок сохраняется до шести месяцев со дня увольнения из таких организаций. Служба занятости не имеет права обязывать работодателей увеличивать срок выплаты на свое усмотрение.

Однако Определение Верховного суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18 обращает внимание на то, что для принятия решения о сохранении среднего заработка необходимо учитывать не только формальные условия, но и исключительные обстоятельства: социальную незащищенность бывшего работника; отсутствие у него средств к существованию; наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи.

Если служба занятости, вынося решение о продлении срока, обращает внимание только на формальные условия, работодатель имеет право не исполнять такое требование и оспорить его в суде.

18. Договор с ИП могут признать трудовым

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 по делу N А58-547/2016

Договоры возмездного оказания услуг могут быть признаны судом трудовыми, если в них есть признаки фактического трудоустройства предпринимателя.

Договор может быть признан трудовым, если условиями предусмотрено систематическое исполнение однотипных услуг, ежемесячная оплата за выполненную работу в определенные даты, содержится четкое указание на профессию ИП и конкретный вид деятельности, исполнители несут материальную ответственность за недостачу вверенного им имущества и причиненный ущерб.

Материал подготовлен при поддержке Контур.Журнала

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены

Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о персональных данных;
• штатное расписание.

В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.

В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:

• общие положения;
• порядок приема, перевода и увольнения сотрудников;
• основные права и обязанности работодателя;
• основные права и обязанности сотрудников;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• поощрения за успехи в работе;
• ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:

• применяемые системы оплаты труда;
• виды выплат, из которых складывается заработная плата (оклад, доплаты и надбавки);
• условия и порядок выплат премии и материальной помощи;
• условия, порядок и сроки начисления и выплаты заработной платы.

Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.

Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).

Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.

Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.

Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)

Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.

Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.

Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.

С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.

При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.

Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.

В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.