Электронные билеты: Как подтвердить расходы. Как подтвердить расходы на электронные билеты

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

— для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция ;
— для железнодорожного транспорта — контрольный купон .

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

Для авиаперевозки:

маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
посадочный талон , который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

Письма Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

контрольный купон .

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296 ). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14 .

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57 ). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777 )

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н ) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык . Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170 .

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой , т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594 .

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01 ).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012 .

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794 ).

Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544 ).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603 . Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Ответ от 24.07.2014 20:05

Здравствуйте, Виктория.

Перечень документов, необходимых для оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно (progimnazia.caduk.ru›DswMedia…gotnogoproezda.pdf).

Личный транспорт. (транспорт работника или членов его семьи муж, жена, дети)
1.Авансовый отчет
2.Копия технического паспорта на машину
3.Копия водительских прав
4.Справка с места работы водителя об отпуске или свободной вахте, если водитель муж (жена).
5.Справка с отметкой о нахождении в период отпуска в данном населенном пункте (РЭУ, ЖЭУ, ТСЖ, гостиницы, отделы внутренних дел и т.п.)
6. Чеки на бензин обязательны.
7.Копия свидетельства о браке, если водитель муж (жена).
8. Заявление.
В заявлении указать:

*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств

На поезде
1.Авансовый отчет.
2.Билеты (плацкарт, купе)
3. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)

На самолете.
1.Авансовый отчет
2.Билет, маршрут/квитанция (электронный билет)
3.Чек, квитанция или другой платежный документ, подтверждающий оплату за покупку электронного билета
4.Посадочный талон.
5. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)

По турпутевке за пределами РФ.
1. Авансовый отчет
2. Туристическая путевка (договор с туроператором, заключенный с работником или членами его семьи).
3. Платежный документ на оплату за путевку.
4. Справка туристической организации о стоимости перевозки.
5. Справка о стоимости перевозки по территории РФ, выданная транспортной организацией.
6. Копия загранпаспорта с отметкой пограничного контроля.
7. Билет или маршрут/квитанция.
8. Посадочный талон.
9. Заявление.
В заявлении указать:
*Перечислить оплату проезда на банковскую карту по заработной плате.
*ФИО и даты рождения детей
*Место использования отпуска
*Вид транспортных средств
*Стоимость проезда (копии проездных документов)
Общая информация:
*Оплата за проезд в кассах производить с личных счетов работника
* Для оплаты проезда детей, младше 18 лет, обязательно , старше 18 лет (до 23 лет), дополнительно, нужна справка с места учебы (оригинал или нотариально заверенная).
* Если отпуск проводится в нескольких местах, то оплата производится до одного места отдыха и обратно, кратчайшим путем, по тарифу того транспорта, каким был фактический проезд.
* Оплата проезда производится только по территории РФ.
* Расчетным периодом на оплату льготного отпуска является календарный год с 1 января по 31 декабря.
*Авансовый отчет предоставить в бухгалтерию в течении 1
недели.

Экономим при покупке и подтверждении билета на самолет

В настоящее время каждый желающий может забронировать билеты на самолет дешево. Разве могли люди еще не столь давно вообразить, что мы сможем в течение одного дня совершить кругосветное путешествие? Постоянное развитие авиации дает возможность невероятно быстро передвигаться по миру. Вы можете позавтракать в Англии, отобедать в Испании, а встретить закат на Кубе. Всемирная сеть поможет забронировать авиабилеты, пребывая в любом уголке Земли, не отрываясь от семейных дел, не покидая своего дома.
Год от года цена билетов на самолет снижается, возникают новые перевозчики, аэропорты, обновленные рейсы, особые предложения и акции от компаний. Раньше забронировать место на авиалайнере было намного труднее. Надо было ехать в аэропорт, простаивать в очереди, изучать рейсы и их особенности. Купить авиабилеты имели возможность немногие.
Сегодня все перевозчики в гонке за пассажирами дают возможность приобретать билеты на самолет дешевле. Мало того, приобрести бюджетные места на авиалайнере стало значительно комфортнее и проще. Действительно: можно завтракать в ресторане с другом и одновременно оплатить билет на самолет со своего смартфона. На подобную процедуру уходит около 5 минут, в особенности если пользуетесь системой покупки билетов на нашем авиапортале avia.prо. Помимо выгодной стоимости, Вы можете рассчитывать на места в комфортабельных авиалайнерах с отличным обслуживанием.

Как экономить на покупке авиабилетов: подтверждение билета

Те, кто регулярно летают самолетом, должны знать, каким способом можно забронировать авиабилеты, экономя немалые деньги.
Забронировать билет по более выгодной цене Вы сможете в то время, когда только начались продажи на рейс. Понимая, что скоро аэропорт города запускает новый рейс, предполагайте, что в начале авиабилеты обойдутся на порядок дешевле.
Хотите сэкономить средства? Бронируйте билеты на самолет в будни, потому что на выходных тарифы растут.
Следует приобретать билеты на самолет сразу в две стороны. Так получается выгоднее, чем покупать их по отдельности.
Посетите веб-страницу авиакомпании до покупки авиабилетов. Порой там появляются сведения о спецпредложениях и акциях.

Выгода от приобретения авиабилетов в Сети

Мы уже упоминали, что покупать билеты на самолет через интернет можно, находясь дома, в кабинете или в других местах. Единственное, что понадобится: компьютер, планшет, смартфон и доступ к Сети. Откройте сайт avia.prо, выберите форму поиска авиабилетов, заполните поля и кликните поиск, затем Вы будете перенаправлены на сайт нашего партнера.
Перед Вами появится внушительный список предложений с ценами от различных перевозчиков. Обычно цены ощутимо разнятся. Подберите оптимальный для себя вариант, затем проследите, как изменится цена билетов в различные даты. Кроме этого, ищите варианты с пересадкой, быть может, это не самый удобный вариант, но он более выгодный.
Купить дешевый авиабилет возможно и за несколько месяцев до планируемой даты путешествия. Скажем, в весенние месяцы либо в конце зимы авиабилеты на многие популярные маршруты имеют низкую цену. И помните про заграничный паспорт и визы, и о необходимости резервирования номера в гостинице. Каждый аэропорт продает билеты с большой наценкой, поскольку требуются дополнительные издержки. Если Вы купите билеты на самолет в Сети, переплат не будет, а сэкономленные деньги можно потратить на себя.
Нет запутанных ситуаций, ожиданий, простоев, переплат. Все комфортно и быстро. Авиакассы, работающие в Интернете, могут существенно сэкономить деньги и нервы.

Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 , от 06.04.2015 № 03-03-06/19229 , от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;
Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;
Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;
Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;
Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033 , от 30.01.2015 № 03-07-11/3522 , от 14.10.2015 № 03-07-14/58804 , от 30.07.2014 № 03-07-11/37594 .

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

в графе 2 ставится код 23 ;
в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;

графа 10 прочеркивается (письмо Минфина РФот 28.05.2015 № 03-07-11/30876 , письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544).

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01 , от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 ,).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801 , от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться по учету командировок

Эксперт сервиса Норматив

Е. А. Рогачева

М ногие предприниматели уже опробовали удобство электронного билета, приобрести который можно не выходя из дома или офиса: покупка осуществляется через Интернет, а оплата производится банковской картой. Бумажный билет в этом случае не оформляется, при входе в вагон или во время посадки на самолет достаточно предъявить паспорт, данные которого сверяются с данными, содержащимися в списке пассажиров. Но как предпринимателю обосновать расходы на проезд при отсутствии бумажного документа?

Строгая форма

Пункт 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронные билеты имеют особую форму.

Железнодорожный билет

Формы электронных проездных железнодорожных документов утверждены приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте», который Минюст России зарегистрировал 06.11.2012. Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места. При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:

дата и время заказа;
номер поезда;
железнодорожные станции отправления и назначения;
дата и время отправления поезда;
дата и время прибытия поезда;
номер и тип вагона;
класс обслуживания (категория поезда - если применяется);
номер места в вагоне;
признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);
сведения о пассажире - фамилия, имя, отчество (указывается при наличии), или инициалы, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
тариф (билет, плацкарта);
итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
форма оплаты;
сборы (если применяются);
дата оформления;
наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.

Авиабилет

Форма электронного авиабилета утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». При приобретении электронного авиабилета оформляется маршрутная квитанция, которая является документом строгой отчетности.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Подпункт 2 «а» п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (извлечение)

маршрут/квитанция электронного билета <...> содержит следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:

сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
наименование и (или) код перевозчика;
номер рейса;
дата отправления рейса;
время отправления рейса;
наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
тариф;
эквивалент тарифа (если применяется);
итоговая стоимость перевозки;
форма оплаты;
сборы (если применяются);
наименование и (или) код класса бронирования;
код статуса бронирования;
дата оформления;
наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
уникальный номер электронного билета.

Налоговые последствия

Как обосновать расходы

Согласно позиции Минфина России в обоснование расходов на железнодорожные услуги предприниматели вправе использовать контрольный купон электронного проездного документа (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационнотелекоммуникационной сети. Об этом говорится в письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12256. Поэтому, чтобы подтвердить расходы на железнодорожные билеты, купленные по Интернету, достаточно иметь распечатки электронных документов. Оригинал не обязателен. Как разъяснили специалисты финансового ведомства, контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (например, письмо Минфина от 26.04.2012 № 03-03-04/1).

Что касается расходов на электронные авиабилеты, в письме от 30.04.2013 № 03-03-07/15219 Минфин России подтвердил, что расходы на перелет можно подтвердить с помощью бумажной маршрутквитанции. Однако для этого необходимо, чтобы в ней были указаны все обязательные реквизиты, в том числе стоимость перелета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, и форма оплаты. Если в маршруте-квитанции не будет хотя бы одной из них, то она бесполезна с точки зрения обоснования произведенных затрат. По мнению специалистов финансового ведомства, к маршруту-квитанции, являющейся документом строгой отчетности, следует прилагать посадочный талон, подтверждающий перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту, а также документальное подтверждение оплаты билета. При этом наличия кассового чека не требуется (письмо Минфина России от 19.04.2013 № 03-03-07/13501).

К сведению

Свернуть Показать

Дубликаты посадочных талонов не выдаются, поэтому важно сохранять талоны, полученные при посадке в самолет.

В то же время Минфин России разрешает уменьшить налоговую базу по единому налогу по УСН, даже если посадочный талон утерян (письмо от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384). Для этого достаточно иметь косвенное подтверждение расходов, например, документы о направлении сотрудника в командировку, его проживании за границей, составленные по унифицированным формам первичной учетной документации, а также распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). К иным подтверждающим документам могут относиться накладная, архивная справка, счет или счет-фактура, выданные транспортной организацией, со сведениями о номере проездного документа, данными пассажира, информацией о маршруте и стоимости билета.

Как принять к вычету НДС

При приобретении услуг по проезду или перелету, оформленных электронным билетом, к вычету принимается сумма налога на добавленную стоимость, выделенная отдельной строкой в маршруте-квитанции электронного авиабилета или контрольном купоне к электронному железнодорожному билету (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Принять к вычету НДС можно, даже если билет оформлен на иностранном языке. Но для этого придется перевести на русский язык данные, необходимые для вычета. К ним относятся следующие реквизиты:

наименование продавца;
наименование покупателя;
наименование оказанных услуг;
их стоимость;
налоговая ставка НДС;
сумма НДС.

Остальные реквизиты можно не переводить. Такое послабление приводится в письме Минфина России от 10.04.2013 № 03-07/11/11867.

При этом если в указанных документах сумма НДС отдельной строкой не выделена, высока вероятность возникновения спорной ситуации с налоговиками. Судебные органы в этом вопросе выступают на стороне налогоплательщиков.

Судебная практика

Свернуть Показать

В определении от 28.02.2008 № 1828/08 ВАС РФ указывает, что отсутствие выделения налога на добавленную стоимость в электронном билете не может препятствовать получению налогового вычета.

Тем не менее предпринимателю целесообразно обратиться к транспортной компании с просьбой выдать бланк строгой отчетности или чек ККТ с выделенной суммой налога.